Introducción a la navegación SAP (III): reports

Siempre que deseamos extraer información de la base de datos y mostrarla por pantalla de una forma ordenada ejecutaremos un report (o informe). Todo report tiene unos filtros o parámetros que nos permiten definir los criterios por los cuáles buscar información; a su vez, el resultado del informe genera un listado de datos visualizables en pantalla.

Carpeta de informes

Todos los informes de SAP se encuentran distribuidos dentro del árbol de transacciones estándar de SAP. Sin embargo, podemos encontrar un buen número de ellos concentrados en una única carpeta, la del Sistema Info.

Pantalla de selección

Cuando ejecutamos un informe, SAP nos abre una pantalla con una serie de campos, diferentes según el listado. Debemos rellenar la información que nos pide. Hay campos que son obligatorios y otros que sólo son opcionales. Si dejamos un campo vacío SAP interpreta que ese campo puede tomar cualquier valor posible. Si no sabemos el valor completo lo podemos buscar a través de la ayuda de búsqueda (o la tecla F4). Los campos en SAP aceptan el valor '*'. Si, por ejemplo, en un campo escribimos 45* SAP entiende que queremos obtener todos los registros donde el campo empieza con 45.

• Parámetros: son aquellos campos que dentro de la pantalla de selección sólo pueden contener un valor.
• Rangos: aquellos campos que permiten seleccionar un rango de datos.

Por ejemplo, queremos obtener un listado de todos los documentos de compras de dos proveedores para aquellos centros de tabajo cuyo código empieza con 08, con una determinada fecha de validez. 

• Buscamos el informe de documentos de compra por proveedor.

Sistema info / Logística / Compras / Documentos de compra / Pedidos / ME2L - Por proveedor

• En la pantalla de selección informamos los campos proveedor, centro y día fijado para validez. Tal y como vemos los campos proveedor y centro son campos de rango, ya que nos permiten introducir más de un valor. En cambio, el campo fecha de validez sólo nos permite introducir un dato, o sea, se trata de un campo parámetro.

Si nos fijamos en esta pantalla de selección veremos que la botonera y menús se corresponden a los que ya habíamos visto en el post sobre ventanas y menús. El botón grabar variante sirve para grabar los datos de la pantalla de selección y poder volver a recuperarlos siempre que queramos.

Pulsamos el botón 'reloj' (o la tecla F8) y SAP empezará a realizar la búsqueda.

Listado

Finalmente, tras pulsar F8 SAP busca la información y la muestra en una nueva pantalla, lo que propiamente llamaremos listado.

Siguiendo con el ejemplo anterior nos encontraríamos con una pantalla de salida como la siguiente:

Aquí tenemos algunos botones interesantes:

• Detalle: la lupa nos permite ver el registro en detalle.
• Ordenar columna de menor a mayor.
• Ordenar columna de mayor a menor.
• Filtro: nos situamos sobre una columna y presionamos este botón (el embudo), introducimos uno de los valores de la columna y SAP nos mostrará sólo aquellos registros que contengan este valor en la columna.
• Suma total: suma el contenido numérico de una columna y lo muestra en la última línea.
• Subtotal: suma el contenido de una columna y lo detalla por apartados.
• Previsualización: nos muestra el listado tal y como se vería al imprimir por impresora.
• Descargar el listado en Excel: permite sacar la información en un Excel.
• Tratamiento de textos.
• Fichero local.
• Destinatario de correo electrónico.
• Análisis ABC.
• Gráfico.
• Modificar/Grabar/Seleccionar disposición: permite quitar columnas o disponerlas de forma diferente. Permite guardarnos esa nueva disposición y llamarla cuando queramos. Así veremos siempre la información con la estructura que nosotros hayamos grabado previamente.

Podéis encontrar más información sobre reports y listados en el apartado Informes de la help de SAP.

En otros artículos de la serie:

Navegación en SAP

Configuración de la SAPGUI

Listados

Impresiones

Jobs

Imagen inicial | Nic McPhee