Rangos numéricos

Siempre que creamos un documento en SAP lo estamos identificando de forma unívoca a través de código numérico. Muchas veces a estos códigos no les damos mucha importancia, pero una codificación correcta nos puede ayudar en la identificación futura de los diferentes tipos de documentos.



Al definir un rango numérico podemos pensar en una codificación "intelligente" o "no-inteligente".

• Una codificación "inteligente" establece unos criterios a la hora de diseñar la numeración del documento. Por ejemplo, crear números de materiales en el que los cuatro primeros dígitos sean la marca, los dígitos siguientes del código de material sea el color, etc. Las codificaciones inteligentes suelen ser más facil de entender y de recordar. Además, nos hace más fácil identificar posibles errores.
• La codificación "no-inteligente" sigue criterios aleatorios, y en muchos casos de tipo secuencial a la hora de asignar un número a cada documento. Suelen ser más cortos, muchas veces exclusivamente numéricos y permiten hacer ampliaciones futuras del código más fácilmente. Además, cambios en el negocio no suelen afectar tan profundamente a la codificación como sucede en una codificación "inteligente".

Mi experiencia personal me dice que las codificaciones "inteligentes" suelen dar más problemas en el futuro que las "no-inteligentes", aunque muchas veces  la facilidad de recordar códigos "inteligentes" o la propia legislación asociada hace necesario el uso de este tipo de codificaciones.

Parametrización de rangos numéricos de documentos contables

La norma con la que me he encontrado en todas las empresas en que he trabajado ha sido la de reiniciar la numeración en la apertura de cada nuevo ejercicio fiscal. Muchas veces lo que hago es indicar en los dos primeros dígitos un código numérico para el centro y en los dos siguientes el año en cuestión.

IMG: Gestión financiera (nuevo) / Parámetros básicos de gestión financiera (nuevo) / Documento / Rangos de números de documento / Documentos en vista de registro / FBN1-Definir rangos de números de documento

Existe la opción de crear los rangos manualmente o bien como copia de otra sociedad y/o ejercicio. Esto es muy útil en el cambio de ejercicio fiscal.

Si nos decidimos por hacerlo manualmente hay que, una vez hemos entrado en la transacción, pulsar la opción de "modificar intervalos" y Tratar / Insertar intervalo.

Parametrización de rangos numéricos de pedidos de compras

El rango de números de los pedidos de compra generalmente los he creado al arranque del proyecto, pero sin distinguirlos entre los diferentes centros. Al fin y al cabo la gestión de compras suele ser centralizada en la mayoría de empresas que he trabajado y no era lógico diferenciarlas por centro ni organización de compras, por ejemplo.

IMG: Gestión de materiales / Compras / Pedido / OMH6 - Especificar rangos de números

Su funcionamiento es muy parecido al de creación de rangos en documentos contables.

Parametrización de rangos numéricos en pedidos de ventas

Aquí hay empresas que piden diferenciar el rango según el centro asociado a la venta (o la sociedad si se mantiene más de una sociedad dentro de SAP). En este caso SAP no provee una solución estándar (como sí la hay para documentos financieros) a través de customizing y hay que recurrir a user exits específicas.

IMG: Comercial / Ventas / Ventas / Documentos de ventas / Cabecera de documentos de ventas / Definir rangos de números para documentos de ventas

Lo que podemos hacer es crear nuevos intervalos a través de la transacción y luego asociarlos a la clase de documento de ventas apropiado a través de una tabla (se puede mantener como vista en la transacción SM30) por organización de ventas / ejercicio.

Parametrización de rangos numéricos en facturas de venta

La transacción por la cual se gestión los rangos en facturas es la misma por la cual se gestionan los documentos de venta en el módulo SAP-SD.

IMG: Comercial / Facturación / Documentos de facturación / VN01 - Definir rangos de números de facturas

El funcionamiento es exactamente el mismo que en el caso de pedidos. La ley de facturación en España indica que la numeración de facturas debe ser siempre correlativa y sin saltos, aunque pueden existir diferentes series numéricas. Por ejemplo, en el caso de facturas rectificativas se puede establecer una numeración distinta o para aquellas facturas emitidas a las islas Canarias.

Parametrización de rangos numéricos para equipos

IMG : Mantenimiento y servicio al cliente / Datos maestros en mantenimiento y servicio al cliente / Objetos técnicos / Equipos / Tipos de equipo / OIEN - Especificar rangos de números

Los rangos en equipos no están sujetos ni a sociedad ni a centro sino a tipos de equipos. Así que cuando ya tengamos creado nuestro tipo de equipo deberemos ir a la transacción. En la opción de 'Grupos' vamos a Grupo / Insertar. Luego asignamos (Tratar / Asignar elemento a grupo) nuestro rango a los tipos de equipos.

Parametrización de rangos numéricos para avisos

IMG: Mantenimiento y servicio al cliente / Gestión de mantenimiento y servicio / Avisos de mantenimiento y servicio / Apertura de aviso / Clases de aviso / IW20 - Especificar rangos de números

Su gestión también se da por tipos de avisos y su actualización es idéntica a la de rangos de equipos. Si queremos desasignar un grupo y asignarlo a otro hay que marcar antes Grupo / desglosar.

Parametrización de otros rangos numéricos

Evidentemente, esto es sólo una pequeña muestra de los muchos rangos que podemos crear para los diferentes documentos que existen en SAP. Otras transacciones serían...

• Rangos de planes de mantenimiento: IP20
• Rangos de órdenes de producción: CO82
• Rangos de órdenes de notificaciones:  CO80
• Rangos de órdenes de operaciones: CO81

Esto sólo sería un pequeño ejemplo. Pero si realmente queremos controlar todos los rangos numéricos en SAP a través de una sola transacción SAP nos provee de la transacción SNUM. A través de ella podemos navegar a cualquiera de las transacciones existentes para crear rangos numéricos.

Y para finalizar, recordar que los rangos en SAP se han de crear de forma independiente en cada mandante ya que no generan órdenes de transporte.

Imagen inicial | steven RT

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