Las tareas continuas y repetitivas son, por desgracia, muy normales cuando se trata de dar de alta datos maestros en SAP. Sin embargo, cuando pasa el tiempo la información también cambia. Entonces, miramos hacia atrás y nos damos cuenta que hay que cambiar cierta información de los datos que tanto nos ha costado dar de alta. Por suerte, para gran número de datos SAP provee de herramientas que nos permiten modificar masivamente los datos.
Por otro lado, no sólo los datos maestros son susceptibles de ser modificados en masa en SAP, también los datos de pedidos de compra, pedidos de venta, contratos, etc.
Actualizaciones vía transacción
Según el tipo de datos que debamos modificar podemos seguir diferentes caminos en el menú. Hay que tener en cuenta que no todos los campos pueden llegar a ser modificables. En todo caso, SAP nos muestra qué campos están abiertos para su modificación en masa.
Algunos ejemplos son:
- Materiales: los cambios que se pueden realizar en el maestro de materiales están separados según las diferentes vistas del maestro; datos generales, textos breves, datos de centro para material, etc.
Logística / Gestión de materiales / Maestro de materiales / Material /MM17 - Actualización en masa
- Clientes: nos permite modificar en masa datos generales, de sociedad, personas de contacto, datos comerciales, etc.
Logística / Comercial / Datos maestros / Interlocutor comercial / XD99 - Actualización en masa
- Proveedores: podemos modificar la vista general, la de sociedad, datos de reclamación, de compra, etc.
Logística / Gestión de materiales / Compras / Datos maestros / Proveedor / XK99 - Actualización en masa
- Registro info de compra: modificamos datos generales y de organización de compras, pero no los precios.
Logística / Gestión de materiales / Compras / Datos maestros / Registro info / MEMASSIN - Actualización en masa
- Pedidos de compra: actualizaciones de datos de cabecera y posición.
Logística / Gestión de materiales / Compras / Pedido / MEMASSPO - Actualización en masa
- Cualquiera de ellos: todos los comentados anteriormente y otros se agrupan en una sola transacción desde la que elegir qué tipo de dato queremos actualizar en masa.
Logística / Funciones centrales / Actualización en masa / Actualización en masa / MASS - Proceso de diálogo
Un ejemplo práctico sería actualizar, por ejemplo, el grupo de compras de una serie de materiales:
- Entramos en la transacción MASS.
- Seleccionamos el objeto BUS1001 (maestro de materiales).
- Marcamos 'Datos de centro para material' ya que el dato de grupo de compras se almacena en sap en la tabla de maestro de materiales por centro (MARC).
- En la pantalla selección introducimos nuestros criterios de filtro. En el caso que en la pantalla estándar no se encuentre el parámetro que buscamos lo podemos añadir marcando el icono 'Opciones de selección'.
- Ejecutamos. Nos aparecerán todos los datos que cumplen nuestros criterios.
- Añadimos el campo que queremos modificar al listado a través del icono 'Selec. campos'.
- El nuevo valor se escribe en la fila superior. Marcamos las líneas a las cuales queremos que se traspase el dato. Marcamos el icono 'Efectuar modificación en masa'.
- El nuevo grupo de compras sólo pasa a aquellos materiales que hemos seleccionado.
- Finalmente, marcamos Actualización en masa / Grabar y habremos completado el proceso. Atención, pues si el proceso se hace on-line puede tardar un rato. Además, sólo se actualizarán aquellos materiales que en ese momento no están siendo modificados a través de la transacción estándar.
- Al acabar la grabación tenemos un log con los resultados.
Actualizaciones directas de las tablas
[Actualización: esta posibilidad ya no está disponible desde la nota 1420281].
El segundo procedimiento no es recomendado por SAP. Consiste en identificar los campos dentro de las tablas de SAP y modificarlos directamente sobre ellas. Sin embargo, hay que tener muy claro en qué tablas se encuentran dichos datos ya que muchas veces el mismo campo puede encontrarse a la vez en diferentes tablas a la vez. Si no modificamos el campo en todas las tablas a la vez podemos llegar a obtener inconsistencias dentro de nuestro sistema. Por ejemplo, queremos actualizar el motivo de rechazo de una serie de pedidos de venta.
El segundo procedimiento no es recomendado por SAP. Consiste en identificar los campos dentro de las tablas de SAP y modificarlos directamente sobre ellas. Sin embargo, hay que tener muy claro en qué tablas se encuentran dichos datos ya que muchas veces el mismo campo puede encontrarse a la vez en diferentes tablas a la vez. Si no modificamos el campo en todas las tablas a la vez podemos llegar a obtener inconsistencias dentro de nuestro sistema. Por ejemplo, queremos actualizar el motivo de rechazo de una serie de pedidos de venta.
- Transacción SE16N
- Tabla VBAP
- Escribimos el comando &SAP_EDIT en la ventana de transacciones.
- Selecionamos.
- Ejecutamos. Veremos que en el listado de registros los campos (quizás no todos pero sí muchos) aparecen abiertos.
- Aquí podemos modificar el valor del campo motivo de rechazo por el que nosotros elijamos.
- También es posible crear nuevos registros o borrar registros existentes. Cosas ambas nada recomendables en tablas estándar.
- Grabamos: Entrada tabla / Grabar.
[Actualización: para saber más acerca de la transacción SE16N y los conflictos de seguridad que acarrean en los sistemas SAP os recomiendo este enlace]
Imagen | Kheel Center, Cornell University
