Control de copia de documentos de ventas

La creación de flujos de documentos SAP-SD se controla gracias al llamado control de copia. El control de copia es el proceso por el cual la información de un documento se traslada a otro documento. Nos sirve para crear pedidos de ventas a partir de documentos de oferta, documentos de entrega a partir de pedidos de ventas, documentos de factura a partir de documentos de entrega, etc. Pero también sirve para crear copias de un tipo de documento de venta sobre el mismo documento de venta. Por ejemplo, crear un nuevo pedido de venta a partir de un pedido de venta anterior.

Imagen original de ragerager1988

En resumen nos sirve para:

• Crear nuevos documentos basados en la información de otro documento y evitar tener que volver a introducir toda la información para cada documento generado en SAP.
• Mantener el flujo de documentos y poder rastrear siempre cuál es el origen de la información de cualquier documento en SAP.

Ejemplo

Imaginemos un caso en el que deseamos crear varias versiones de una oferta que presentamos a un cliente. En la primera oferta creamos un documento por valor de 100 euros. Sin embargo, el cliente nos rechaza esta oferta y le hacemos un segundo presupuesto por valor de 80 euros. Podemos imaginar que si esta oferta contuviese mucha información (pongamos por caso unas 100 posiciones de materiales a ofertar), entonces el proceso de crear versiones diferentes de la misma oferta acabaría consumiendo mucho tiempo al departamento Comercial. Para hacer esta tarea más sencilla utilizaremos el control de copia.

Parametrización

Para este ejemplo parto de que existe un documento oferta de tipo 'AE' y que éste ya se encuentra parametrizado en SAP.

IMG: Comercial / Ventas / Actualizar control de copia para documentos de ventas / VTAA - Control de copia de documento de venta a documento de venta

Al entrar en la transacción observamos una tabla donde tenemos definidas nuestras clases de documento origen y destino. Nosotros vamos a crear una nueva entrada donde el documento origen sea nuestro documento 'AE' y el destino también sea el documento 'AE'.

A partir de aquí debemos configurar la información a trasladar en la cabecera, posiciones y repartos de la oferta destino:

• Datos de cabecera: indicamos las rutinas de copia de datos. SAP ya provee por defecto algunas rutinas estándar.
• Datos de cabecera VBAK: qué datos generales de la cabecera de nuestra oferta se copiarán en la oferta destino.
• Datos comerciales VBKD: rige la transferencia de datos como fechas, vía de pago, incoterms, zona de ventas, etc. desde nuestra oferta original hacia nuestra segunda versión de la oferta.
• Datos de interlocutores VBPA: la rutina de copia traslada el cliente, pagador, etc. entre las ofertas.
  
• Datos de posición: cada uno de los tipos de posición del modelo que pueden ser copiados a la oferta subsiguiente deben tener su control de copia correspondiente. Al igual que en el caso anterior, controlaremos la cantidad de información a traspasar mediante rutinas de copia VBAP, VBKD, VBPA y FPLA. Los nombres hacen referencia a las tablas de posición que SAP suele utilizar. Pero además, tenemos otros campos adicionales entre los que cabe destacar
• Actualizar flujo de documentos: solamente si marcamos este campo podremos rastrear en el futuro la unión entre los documentos vía el icono 'flujo de documentos' de la oferta.
• Copiar cantidad: ¿deseamos que el nuevo presupuesto sea una copia exacta en las cantidades de cada una de las posiciones del presupuesto anterior?
• Clase de determinación de precio: al copiar la información de las posiciones ¿redeterminamos los precios de cada una de ellas?
  
  
  
   
• Datos de reparto: en nuestro caso no vamos a indicar datos de reparto pues las posiciones no van a ser susceptibles de ser entregadas.

En el caso de que las rutinas de copia no se ajusten al 100% a las condiciones marcadas en nuestra empresa, SAP nos permite crear rutinas de copia diferentes y asignarlas en nuestros apartados de control de copia. Para ello utilizaremos la transacción VOFM. Eso sí, SAP sólo permite crear nuevas rutinas codificadas del 600 al 999. El código ABAP a introducir en estas rutinas irá a nuestro cargo.

IMG: Comercial / Adaptación del sistema / Subrutinas / VOFM - Definir cláusulas condicionales de copia / Transferencias de datos / Pedido

Funcional

Ahora ya podemos crear una nueva oferta 'AE' a partir de otra oferta 'AE'.

Logística / Comercial / Ventas / Oferta / VA21 - Crear

• Introducimos nuestra clase de oferta destino 'AE'.
• Marcamos 'Crear con referencia'.
• En la pestaña 'Oferta' introducimos nuestra oferta modelo y marcamos
• Tomar: si queremos copiar todas las posiciones sin excepción.
• Selección de posición: nos abre una segunda pantalla donde le podemos indicar qué posiciones queremos copiar y qué posiciones no queremos copiar.

 

Ya tenemos nuestro nuevo presupuesto como copia de otro modelo. Ahora ya podemos modificar los precios que nos interesa y volver a presentárselo a nuestro cliente. Podemos utilizar algún campo como, por ejemplo, el 'número de pedido cliente' para llevar un control de las versiones de un presupuesto que se realizan para un mismo cliente.

Al revisar el flujo de documentos vemos que ambas ofertas están ligadas.