Textos y observaciones en pedidos de venta

SAP aporta de forma estándar muchísimos campos fijos para gestionar toda la información que queramos incluir. Muchos de ellos no los llegaremos a utilizar nunca. Paradójicamente, tener todos estos campos en nuestras transacciones es a veces insuficiente para reflejar toda la información que el usuario desea. Al fin y al cabo el tamaño de los campos SAP es limitado y muchas veces los valores que se pueden introducir están determinados por la parametrización que se haga de ellos.

Entonces, ¿cómo podemos incluir información más amplia en nuestros documentos? Por ejemplo:

• Entregamos una hoja de ruta y queremos indicar al transportista cuál es el horario de apertura de las oficinas de nuestro cliente al que va a entregar nuestros materiales.
• Queremos mostrar un anuncio en el albarán de entrega que le llega a nuestro cliente, algo así como "compra tres y te regalamos otro".
• El usuario, al crear un pedido de venta, quiere poder ver información adicional del cliente. Por ejemplo, "Atención, este cliente tiene un alto riesgo de impago".

Para poder escribir información y textos largos en documentos de ventas tenemos una herramienta en SAP llamada textos de observación.

Parametrización

En el siguiente ejemplo vamos a parametrizar una nueva observación a nivel de cliente que se transmita directamente al pedido de ventas y se visualice al introducir el cliente.

• A nivel del cliente.
• Definir clase de texto: definiremos una clase de texto fija denominada 'nota de cliente comercial' y que será común tanto en el cliente como en el documento comercial.

IMG: Comercial / Funciones básicas / Control de texto / Definir clases de texto / Cliente comercial / VOTXN - Clases texto

• Esquema de texto: creamos nuestro esquema de texto y le asociamos la clase de texto que ya hemos creado anteriormente.

IMG: Comercial / Funciones básicas / Control de texto / Definir secuencias de acceso para la determinación de textos / Cliente comercial / VOTXN - Esquema de texto 

IMG: Comercial / Funciones básicas / Control de texto / Definir secuencias de acceso para la determinación de textos / Cliente comercial / Esquema de texto / VOTXN - IDs texto en esquema de texto

• Asignación del esquema: asociamos el esquema creado a los grupos de cuenta de deudor deseado de nuestros clientes.

IMG: Comercial / Funciones básicas / Control de texto / Definir y asignar esquemas para textos / Cliente comercial / VOTXN - Asignación esquema de texto

• A nivel del pedido de ventas.
• Definir clase de texto: la clase de texto Z001 'Nota de cliente comercial' a nivel de cliente se transmitirá a esta nueva clase Z001 a nivel del pedido de ventas.

IMG: Comercial / Funciones básicas / Control de texto / Definir clases de texto / Doc. ventas cabecera / VOTXN - Clases texto 

• Asociar la clase de texto a nuestro esquema.
•  utilizaremos un esquema estándar '01' ya creado en SAP y asociaremos nuestra clase de texto Z001 en él. Para que el texto se visualice como poup tan pronto se introduzca el cliente indicaremos que el texto es obligatorio y se visualiza en la transferencia.
• Si queremos que el texto sea modificable dentro del pedido de ventas, entonces marcaremos el campo 'Referenciar/Duplicar'.
• Además indicaremos cuál es la secuencia de acceso para nuestro esquema. En nuestro caso la secuencia la crearemos ahora mismo y será la '901' (ver el siguiente paso).

IMG: Comercial / Funciones básicas / Control de texto / Definir clases de texto / Doc. ventas cabecera / Modificar / Esquema de texto / VOTXN - IDs en esquema de texto 

• Secuencia de acceso: mediante la secuencia de acceso indicamos a SAP que busque el texto de cliente comercial Z001 para su transferencia.

IMG: Comercial / Funciones básicas / Control de texto / Definir clases de texto / Doc. ventas cabecera / Modificar / Secuencias de acceso / VOTXN - Secuencias de acceso para IDs texto 

• Asignación del esquema: finalmente asignamos el esquema a las clases de documentos de venta en los que queramos mostrar esta especie de 'chivato'.

IMG: Comercial / Funciones básicas / Control de texto / Definir clases de texto / Doc. ventas cabecera / Modificar / VOTXN - Asignación esquema de texto 

Funcional

• Abrimos nuestro cliente y escribimos el texto que queremos que se nos presente a través del menú 'Detalles / Texto' de la pestaña de Ventas. Atención, como los textos se han parametrizado en la parte comercial, cada área de ventas puede tener sus propias observaciones. Si queremos mostrar el mismo texto independientemente del área de ventas entonces deberemos crear el texto en cada una de las áreas de ventas del cliente. Por ejemplo, si yo tengo tres áreas de ventas en mi empresa (Org. ventas '0800', canal '01', sector '10'; Org. ventas '0800', canal '02', sector '10'; Org. ventas '0800', canal '03', sector '10';) entonces lo tendré que crear tres veces.

Logística / Comercial / Datos maestros / Interlocutor comercial / Cliente / Modificar / VD02 - Comercial

• Creamos un nuevo pedido de ventas, introducimos el cliente y validamos. Observaremos el texto.

Logística / Comercial / Ventas / Pedido / VA01 - Crear

 Por supuesto, lo explicado también es válido para otros documentos de ventas como ofertas o contratos y, además, puede ser utilizado para su impresión en formularios.

 

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