Estrategias organizativas en compras

La organización interna del departamento de compras difiere según el tipo de compañía en la que trabajemos. Hay empresas que optan por una gestión centralizada de las funciones de aprovisionamiento. Otras, en cambio, optan por delegar la gestión de compras en cada uno de sus centros. 

Por supuesto, en SAP hay que reflejar cualquiera de estas estrategias dentro de nuestra parametrización. Así que, ¿cuál es el punto de partida que debemos seguir en nuestra customización para modelar cualquiera de estas estrategias?

Compras centralizadas

Para diseñar un sistema de compras centralizado definiremos nuestra organización de compras asociada a una sociedad, asociando todos y cada uno de nuestros centros a nuestra sociedad única. 

IMG: Estructura de la empresa / Definición / Gestión de materiales / Actualizar organización de compras

 

IMG: Estructura de la empresa / Asignación / Gestión de materiales / Asignar organizar de compras a sociedad

 

IMG: Estructura de la empresa / Asignación / Gestión de materiales / Asignar organizar de compras a centro

 

Sin embargo, aunque la gestión sea central, la entrega de materiales de proveedor puede realizarse directamente a cada uno de los centros. Por eso, muchas veces, una necesidad que se requiere desde dirección de Compras es no realizar pedidos que tengan diferentes centros a nivel de línea.

Por desgracia, SAP siempre nos permitirá crear pedidos de compra que, aún solicitados a un único proveedor, se deban servir en diferentes centros. Si queremos bloquear esta posibilidad deberemos recurrir a

• User exits: podemos realizar una pequeña verificación a nivel de posición mediante alguna de las user exits que nos envían información de línea.

IMG: Gestión de materiales / Compras / Add-ins empresariales para compras / BAdI: ampliar procesamiento de pedidos Enjoy / BAdI PROCESS_ITEM

• Verificaciones a través de mensajes de sistema: buscamos el mensaje versión 06, área funcional 06, número 167. Le damos tipo error (E). En principio, este mensaje verifica la coherencia entre la sociedad y el centro asociado. Sin embargo, también nos sirve para verificar que solamente exista un centro a nivel de posiciones del pedido de compras.

IMG: Gestión de materiales / Compras / Datos de entorno / Especificar propiedades de mensajes de sistema

 

Por ejemplo, si intentamos crear un pedido con más de un centro, éste sería el mensaje de error que nos enviaría. 

 

Compras descentralizadas

Por otro lado, si cada centro ha de gestionar sus propias compras podemos definir tantas organizaciones de compras como centros gestionen sus compras. Todas las organizaciones de compras señalarán a la misma sociedad, pero cada una de ellas tendrá un centro específico. Los puntos de parametrización son idénticos al caso anterior. El número de centros también es el mismo, pero el número de organizaciones de compras aumenta. 

IMG: Estructura de la empresa / Definición / Gestión de materiales / Actualizar organización de compras

 

IMG: Estructura de la empresa / Asignación / Gestión de materiales / Asignar organizar de compras a sociedad

 

IMG: Estructura de la empresa / Asignación / Gestión de materiales / Asignar organizar de compras a centro

Sin embargo, crear tantas organizaciones de compras como centros existan puede que no sea una buena idea ya que cada organización de compras en SAP supone una estructura organizativa independiente en la gestión de compras. Pero en una empresa todos los centros suelen estar coordinados bajo una o varias gestiones conjuntas centrales. Existe, entonces en SAP la figura del grupo de compras, es decir, una persona individual o grupo de personas encargadas de la gestión directa de los aprovisionamientos.

IMG: Gestión de materiales / Compras / Crear grupos de compras

Aunque el grupo de compras no está asociado directamente a un centro, sí que se puede asociar al maestro de materiales o al de proveedores. Por lo tanto, los materiales o proveedores pueden gestionarse a través de grupos de compras específicos.

Imagen extraída de la help de SAP

La información organizativa parametrizada se observa a nivel de la cabecera del pedido de compras.

Logística / Gestión de materiales / Compras / Pedido / Crear / ME21N - Proveedor o centro sum conocido

Más información en solosap, help de SAP y sapstudymaterials.

Imágenes | IMLS DCC y help de SAP