Ofertas y facturación de órdenes de servicio

En este post me gustaría intentar definir los pasos para la creación tanto de presupuestos como de pedidos de ventas a partir de órdenes de servicio. Estos documentos de ventas siempre se pueden crear directamente a través de las transacciones del módulo SAP-SD que SAP determina para ello. A saber, la creación de ofertas y la creación de pedidos de ventas. Sin embargo, cuando debemos realizar presupuestos o pedidos de venta de órdenes de servicio tenemos un camino más simple. A través del perfil DIP (Dynamic Item Processor) podemos generar ofertas y pedidos de venta que nos arrastrarán toda la información previamente informada en nuestra orden de servicio.

Voy a imaginar el caso de un cliente que desea que le hagamos la instalación de un equipo en su empresa. Sin embargo, previamente desea que le enviemos un presupuesto donde le indiquemos el total al cual subiría dicha instalación.

Para tratar este caso, antes debemos verificar que los siguientes puntos funcionales sean correctos:  

Clases de actividad

Representan el trabajo realizado por un centro de coste. Para más información sobre clases de actividad podéis consultar un artículo anterior del blog aquí. 

Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste / Datos maestros / Clase de actividad / Tratamiento individual / KL01 - Crear 

Asignar precio de coste en clase de actividad

Una vez creada la clase de actividad hay que asignar el coste previsto de ésta. ¿Cómo hacerlo? Podéis consultar un post anterior. Imprescindible para indicar cuál es el valor que nuestra empresa dará al trabajo realizado por el operario. Se incluirá a nivel de operación de orden de servicio. 

Finanzas / Controlling / Contabilidad de centros de coste / Planificación / Prestación de actividades y tarifas / KP26 - Modificar

Crear materiales

La clase de actividad ha de tener su correspondencia en el maestro de materiales ya que el perfil DIP transformará la clase de actividad asignada a la orden en un material asignado a la oferta. Por otro lado, el material a instalar o los componentes necesarios para hacer la instalación también deben estar dados de alta en el maestro de materiales.

Logística / Gestión de materiales / Maestro de materiales / Material / Crear en general / MM01 - Inmediatamente

Crear precio de venta en material

El coste del trabajo realizado en la orden de servicio se transformará en el valor de venta que nuestra empresa considere. Para ello es imprescindible que el concepto de reparación tenga un precio de venta asociado. La forma de hacerlo es a través de nuestro material ‘avería’. Adicionalmente, los materiales a instalar y los componentes que se utilicen también se cobrarán a nuestro cliente.

Logística / Comercial / Datos maestros / Condiciones / Selección mediante clase de condición / VK11 - Crear

Sobre cómo crear precios de venta para material, podéis consultar un post anterior aquí.

Parametrización

Crear el perfil DIP

Empezamos con la parametrización del perfil.

IMG: Mantenimiento y servicio al cliente / Gestión de mantenimiento y servicios / Parametrizaciones básicas / Creación oferta y facturación p.órdenes servicio / ODP1 - Perfiles p.creación oferta, facturación

 

• Creamos nuestro nuevo perfil.
• Asociamos nuestro perfil a una clase de oferta que ya estemos utilizando. En mi caso utilizo la clase de oferta ‘AE’ que ya es plenamente operativa. Si, por el contrario, quisiéramos realizar la parametrización de pedidos de ventas, entonces indicaríamos aquí la clase de pedido de ventas a utilizar.
• Características. En este apartado indicamos cómo haremos la determinación de los trabajos y la compactación de la información. Básicamente, esto es indicar qué elementos de la orden de servicio tomaremos en cuenta y cómo los trasladaremos a nuestra orden de servicio. En mi caso marco varios elementos como centro de coste, clase de actividad (muy importante), clase de coste, material (muy importante), etc. Defino qué elementos deseo compactar y qué elementos no. Es decir, ¿quiero que por ejemplo que todos los materiales que se utilicen en la orden de servicio aparezcan agregados en uno solo en mi oferta? No es mi caso.
  
   
• Fuentes y criterios de selección. Al indicar un criterio de selección estamos indicando a partir de qué fuente de datos vamos a trabajar. En mi caso, mi fuente son los costes planificados (fuente 0021).
  
  
   
• Determinación de material. Quizá uno de los apartados más importante del perfil, ya que indica los criterios cómo se trasladarán nuestros trabajos y materiales a la oferta. En mi caso, los materiales utilizados se trasladan con su propio código de la orden a la oferta. El trabajo a realizar (clase de actividad M_OF) se traslada al material M_OF según el set correspondiente.
  
  
  Utilizo sets de datos para indicar cómo se traslada esta información. En la imagen, el material M_OF viene de todas aquellas clases de actividad que empiezan con M_OF. El set lo podéis crear aquí o a través de la transacción GS02.
  

Asignar el perfil a la orden

No es suficiente con tener un perfil, éste ha de estar asociado al tipo de orden de servicio de instalaciones que nuestra empresa utilice.

IMG: Mantenimiento y servicio al cliente / Gestión de mantenimiento y servicios / Órdenes de mantenimiento y servicios / Func. y parametriz. de clases de orden / OIOL - Verif. límite de precio, cl. doc. ventas para órdenes de servicio

Ejemplo

Veamos cómo queda.

• Creamos la orden de servicio. Dentro de la orden hay una operación con un solo trabajo de 1 h a un precio de coste indicado por la clase de actividad M_OF. Se instala un material GEN1 (pestaña de componentes).

Logística / Mantenimiento / Gestión de mantenimiento / Orden / IW31 – Crear orden en general

• Generamos la oferta. La orden recoge el precio que le hayamos asignado a los correspondientes materiales M_OF y GEN1. Por supuesto, en este punto podemos modificar el precio de venta manualmente. Pero, atención, para generar una oferta es muy importante que la orden de servicio no se haya liberado previamente. De otro modo, la funcionalidad estándar de SAP no nos permitirá generar presupuesto alguno.

Logística / Servicio al cliente / Gestión de servicios / Orden / Orden de servicio / DP80 – Crear oferta

• Consultamos el presupuesto generado. Lo podemos hacer de la forma normal, a través de ofertas de SAP del módulo SAP-SD.

Logística / Comercial / Ventas / Oferta / VA23 – Visualizar

Podéis encontrar información detallada sobre el uso de la herramienta DIP en la help de SAP y en la nota  de SAP 301117 (Enhanced documentation for DIP).

Imagen inicial | Loorzboy