Datos incompletos en documentos de ventas

 

Llamamos datos incompletos o log de datos incompletos a la herramienta que nos permite saber qué datos importantes nos faltan antes de grabar un documento de ventas.

Por defecto, SAP no nos permite grabar un documento de ventas si no tiene toda la información imprescindible. Pero a su vez, nosotros podemos determinar una serie de información adicional y no dejar proseguir (o al menos advertir) al usuario para que rellene estos datos antes de grabar. Por ejemplo, el número de pedido de cliente, algunos interlocutores, etc.

Parametrización del log

Imaginemos que deseamos que antes de que el usuario grabe el pedido de ventas, informe el correspondiente pedido de venta que le ha proporcionado el cliente. ¿Cómo lo haríamos?

• Definimos el esquema de datos incompletos. Por defecto, SAP posee una serie de esquemas estándar. Así que buscamos algún esquema que incluya el campo pedido de ventas de cliente como obligatorio. En este caso, encontramos dentro del esquema de cabecera de ventas, el esquema 11 (pedido estándar) que incluye el campo VBAK-BSTNK (pedido de cliente). Pero, atención, también somos libres de crear nuestros propios esquemas con más o menos campos, si así lo queremos.

IMG: Comercial / Funciones básicas / Datos incompletos / OVA2 - Definir esquema de datos incompletos / Esquemas / Campos

• Asignamos el esquema de datos incompletos a aquellos documentos de ventas que sigan esta regla. A partir de aquí cuando falte alguno de los campos indicados en el esquema, SAP lanzará un mensaje de advertencia.

IMG: Comercial / Funciones básicas / Datos incompletos / Asignar esquema de datos incompletos / VUA2 - Asignar esquemas a clases de documentos de ventas

• Si además de que SAP nos advierta de la falta de datos queremos también que nos obligue a llenarlos y no nos deje grabar en caso contrario, entonce debemos marcar el flag ‘Diál.doc. incompl.’ dentro de la clase del documento de ventas.

IMG: Comercial / Ventas / Documentos de ventas / Cabecera de documentos de ventas / VOV8 – Definir clases de documentos de ventas

Resultado

A la hora de crear un pedido de ventas, si alguno de los campos que teníamos en nuestro esquema de datos incompletos no se ha llenado pueden pasar una de las siguientes cosas:

Logística / Comercial / Ventas / Pedido / VA01 - Crear

• Si en la parametrización no se marcó el flag ‘Diál.doc. incompl.’, entonces se enviará un mensaje de advertencia para completar los datos. Nosotros somos libres de completar o no esos datos antes de grabar.
  
  
  
  
  

• Si, por el contrario, se marcó el flag ‘Diál.doc. incompl.’, entonces SAP nos enviará directamente a una pantalla resumen de los datos faltantes para que los completemos obligatoriamente.
  
  
  
  
  

Imagen inicial | olgaberrios