Flujos de documentos

Como consultores de SAP una de las cosas que siempre debemos tener presente es que en SAP todo está conectado. Da igual que hayamos creado una factura de ventas, un pedido de compras o cualquier otra cosa, siempre tenemos la certeza de que detrás de cada documento hay otro documento ligado. Por ejemplo, si hemos creado una factura de ventas sabemos que ésta viene de una entrega de material anterior, y que esta entrega tiene asociado un documento de picking y un documento de salida de mercancías, y que antes hemos tenido que generar un pedido de ventas. Pero, ¿sabemos cómo encontrar los documentos asociados en cada transacción?

En este post se muestran las formas en que podemos encontrar estas asociaciones entre documentos.

A través de la transacción del documento

Sin duda, es la forma más común en que podemos encontrar los documentos asociados. En toda transacción, siempre hay un apartado de flujo de documentos por la que rastrear nuestros procesos:

• En pedidos de ventas. Muestra todo el flujo de ventas (si está completo).

Logística / Comercial / Ventas / Pedido / VA03 – Visualizar / Entorno / Visualizar flujo de documentos

• En entregas. Muestra todo el flujo de ventas (si está completo).

Logística / Comercial / Expedición y transporte / Entrega de salida / VL03N – Visualizar / Entorno / Flujo de documentos

• En facturas. Muestra todo el flujo de ventas (si está completo).

Logística / Comercial / Facturación / Factura / VF03 – Visualizar / Entorno / Visualizar flujo de documentos.

• En pedidos de compras. Muestra los documentos generados a partir del pedido de compras, incluyendo movimientos de mercancías y facturas de compras.

Logística / Gestión de materiales / Compras / Pedido / ME23N – Visualizar / Pestaña (posición) historial del pedido

Éstos son algunos ejemplos, hay muchos más, claro está, pero es bastante fácil encontrarlos.

A través de reports standard

SAP también ha ideado algunos reports standard para que no sea necesario entrar transacción a transacción, uno muy útil es el report RIBELF20. Aunque es un report de SAP-PM, muestra también flujos de documentos de SAP-SD.

Logística / Mantenimiento / Gestión de mantenimiento / Historial / IW12 – Lista flujo de documentos

Para utilizar este report basta con introducir el documento del cual deseamos conocer su flujo en el apartado correspondiente (avisos, órdenes, notificación, pedido de cliente, entrega, factura) y seleccionar los filtros. Los filtros son los tipos de documentos que queremos que se muestren en nuestro flujo.

Por ejemplo, introduzco una entrega y selecciono como filtro pedidos de venta y entregas. Sólo mostrará estos documentos de todo el flujo posible que tengamos.

Otro programa interesante es el RV75FGRF. Nos permite observar gráficamente el flujo de documentos comerciales. En este caso sólo sirve para documentos de ventas.

A través de reports ABAP a medida

Si ninguna de las opciones anteriores nos sirve, siempre podemos programar nuestros reports en ABAP. Pueden sernos útiles módulos de funciones como SD_VBFA_SELECT o la tabla VBFA que nos permiten “descifrar” las conexiones entre documentos de ventas.