Cómo alertar sobre la renovación de contratos

Cuando está a punto de expirar el periodo de validez de un contrato debemos estar atentos siempre para informar sobre las condiciones de renovación al cliente. Si se van a incluir nuevas cláusulas o simplemente si se va introducir una modificación en el precio, debemos alertar sobre el cambio. Así que, desde el departamento comercial o desde el departamento de atención al cliente ¿cómo sabremos qué clientes tienen contratos a punto de vencer?

En SAP existe una funcionalidad llamada Actividad siguiente en la fecha de expiración del contrato que nos permite revisar los contratos a punto de finalizar.

Message in a bottle de Jenni C

1. Parametrización de actividad siguiente

Suponiendo que ya tenemos parametrizado nuestro contrato vamos a planificar un aviso en todos nuestros contratos. Éste se va a lanzar 3 meses antes de la finalización del contrato.

IMG: Comercial / Ventas / Documentos de ventas / Pedido abierto / Datos contractuales / VOVP- Definir reglas para la determinación de fechas

Creamos una nueva regla de fecha basada en la fecha de expiración del contrato, con un periodo -3 y una unidad temporal mes.

IMG: Comercial / Ventas / Documentos de ventas / Pedido abierto / Datos contractuales / VOVR - Definir perfiles de contrato

Acto seguido creamos un nuevo perfil donde incluimos esta regla de fecha, pero también indicamos la actividad a realizar cuando se alcance la regla de actividad (en nuestro caso, la fecha 3 meses anterior a la finalización del contrato). Esta actividad va a ser el envío de un mail al responsable. Aunque, es posible seleccionar otras opciones como crear un contrato siguiente o crear una oferta nueva.

2. Proceso a realizar por parte del usuario

En primer lugar hay que crear normalmente un contrato.

Logística / Comercial / Ventas / Pedido abierto / VA41 - Crear

Observamos cómo el sistema reacciona hacia los campos actividad y fecha de actividad. El campo actividad se informa automáticamente con el texto 'Mail a responsable' y el campo Fecha de actividad posee la fecha de expiración del contrato menos 3 meses.

Si ahora llamamos a la transacción de actividades siguientes podremos generar el mensaje.

Logística / Comercial / Ventas / Pedido abierto / Funciones siguientes / VA46 - Actividades siguientes

Se trata de listar todos los contratos cuya fecha de actividad es igual o inferior al 30/08/2014. El sistema se encarga de mostrarnos cuáles son.

Nosotros los seleccionaremos y pulsaremos el botón Acciones siguientes que existe en el menú superior. Al hacer esto el sistema nos pedirá a quién queremos enviar la notificación. Y ésta aparecerá automáticamente en la bandeja de entrada de SAP del usuario correspondiente.

¿Cómo hacer que este mensaje se envíe a la dirección de correo electrónico personal del usuario? Eso es algo que desconozco y deberéis investigar por vuestra cuenta. Si sabéis la solución podéis dejarla en los comentarios de este artículo.