Cómo enviar facturas por mail en SAP

El envío de documentos a través de SAP por mail es algo muy demandado por las empresas. El correo electrónico es una herramienta hoy en día ampliamente utilizada en todos los departamentos de las empresas. Para ellos supone una reducción de costes frente a la impresión en papel, posee evidentes ventajas medioambientales y, en el caso de la facturación, es obligatorio en algunos países. Este artículo, sin embargo, no trata de la certificación y digitalización de facturas, temas que darían lugar a otro post.

Según una imagen de Tiberiu Ana

El envío de facturas por mail es una variante de la impresión de documentos comerciales. Por lo tanto, para entender este post deberíamos tener en la cabeza el post sobre envío a impresora de documentos comerciales.

Parametrización del mensaje

Partiremos de que ya tenemos creada nuestra clase de mensaje en SAP.

IMG: Comercial / Funciones básicas / Control de mensajes / Determinación de mensajes / Determinación de mensajes vía técnica de condiciones / Actualizar determinación de mensajes p. facturas / Actualizar clases de mensajes

1-En primer lugar, iremos al apartado Rutinas de proceso y añadiremos una nueva entrada de tipo envío externo. Tanto el programa de impresión  como el formulario que generarán el documento pueden ser los mismos que utilizamos para la impresión en papel.

2-Seguidamente entraremos en el apartado Funciones de interlocutor y añadiremos nuestro nuevo medio (envío externo) a todas las funciones que existiesen previamente. Una copia de los registros cambiando el medio de envío será suficiente. Esta función de interlocutor deberá estar incluida en el apartado de clases de mensaje / valores de propuesta, así como la estrategia de comunicación CS01.

3-Títulos y textos de mensaje. En este apartado incluiremos el texto que queremos que aparezca en el asunto del mail. Podemos utilizar un texto normal o incluir variables encerradas entre caracteres &...& Si la variable es de sistema SYST como la fecha (SY-DATUM) o la hora (SY-UZEIT) la podemos indicar directamente, pero si hay que calcularla entonces habrá que hacer un paso más. Sin embargo, antes de seguir, asegúrate de que tienes correctamente implementada la nota 1101211

4-Sustitución de símbolos de texto. Si queremos que aparezca un texto variable en el asunto del mail deberemos proporcionar el valor de esta variable a SAP. Para ello utilizaremos un programa de sustitución que indicaremos en el apartado de datos generales del mensaje. Siguiendo con el caso que aparece en la imagen buscaremos dos variables.

SAP proporciona para estos casos el programa estándar SAPLV60A. Tendréis que añadir una rutina, una exit adicional al include RV60AFZZ de este programa. Y en ella deberéis definir el valor de vuestras variables. Además, dentro de ella deberéis hacer una llamada a la rutina TEXT_SYMBOL_REPLACE.

Ejemplo de envío de mail

1-Nos aseguramos de que nuestro cliente tiene una dirección de correo electrónico válida.

Logística / Comercial / Datos maestros / Interlocutor comercial / Cliente / Modificar / XD02 - Total

2-A la hora de crear o modificar nuestra factura incluiremos un nuevo mensaje a través de Pasar a / Cabecera / Mensajes.

Logística / Comercial / Facturación / Doc. facturación / VF01 - Crear

3-Nos aseguraremos que el nuevo mensaje tiene como medio de salido el tipo Envío externo.
4-Haremos doble click sobre el mensaje y veremos que tenga una estrategia de comunicación CS01. El destino lógico será el que por defecto nos sirva para el envío de mails según nos haya dicho nuestro consultor Basis.

5-Grabamos.
6-Vamos a Documentos de facturación / Dar salida.
7-Seleccionamos nuestro mensaje y pulsamos el icono de impresión.
8-Esperaremos a que la transacción SCOT haga su trabajo.
9-El cliente recibirá el e-mail en su carpeta

Si estás interesado en envío de pedidos de compras por mail échale un vistazo a la nota 191470