Los documentos de ventas forman parte de los documentos comerciales de SAP. A través de ellos se registran las acciones comerciales entre nuestra empresa y nuestros clientes. Contienen información sobre datos de entrega, de facturación, de precio... en definitiva, un documento de ventas es el documento base del módulo SD de SAP.
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Clases de documentos de ventas
SAP clasifica a sus documentos de ventas en cuatro grandes grupos:
1. Solicitudes y ofertas.
2. Contratos.
3. Pedidos de cliente.
4. Reclamaciones.
1. Solicitudes y ofertas
Logística / Comercial / Ofertas / VA21 - Crear
Una oferta tiene lugar antes que el documento de ventas. La empresa propone al cliente un acuerdo de precios sobre unos materiales solicitados. No es obligatorio tener una oferta para crear un pedido, pero si se tiene la tendremos que asociar a nuestro pedido cuando el cliente la acepte. Podemos tener diferentes tipos de ofertas según el documento subsiguiente que generen, pero todos son del tipo B.
- Oferta para pedido AG. Una oferta que el cliente ha solicitado para un pedido puntual.
- Oferta para contrato AV. Si a partir de la oferta se generará un contrato vinculante entre cliente y empresa por un tiempo o cantidad de materiales determinados.
- Oferta para orden de servicio AE. El cliente solicita que se le realice un presupuesto para la realización de un trabajo PM.
2. Contratos
Logística / Comercial / Pedido abierto / VA41 - Crear
Un contrato es un acuerdo legal entre nuestro cliente y nosotros como empresa suministradora. Para nuestro cliente es un pedido abierto por el cual le vamos a servir de forma periódica una serie de materiales o servicios. El contrato se acabará cuando agotemos el stock contratado o el valor económico acordado. Todos los contratos son del tipo G.
- Contrato de mantenimiento WV. Es un acuerdo de servicio por el cual la empresa se compromete a realizar una serie de trabajos de mantenimiento en las instalaciones del cliente.
- Pedido abierto por cantidad CQ. En estos contratos nosotros nos comprometemos a servir unos materiales pactados en fechas también pactadas con el cliente.
- Contrato por valor WK1. Es el pedido abierto por valor más utilizado donde se pacta el suministro de una serie de materiales hasta que se agote el importe pactado.
3. Pedidos de cliente
Logística / Comercial / Pedido / VA01 - Crear
Los pedidos de venta son los documentos comerciales principales en cualquier flujo de ventas. Suponen una transacción comercial puntual entre cliente y empresa. La empresa suministra un producto o servicio y el cliente lo recibe quedando registrado en este tipo de documentos. Son tipos de documentos C. Y algunos de los más habituales son los siguientes.
- Venta al contado BV. En una venta al contado se realiza el pedido, se genera la entrega y la factura en el momento que el cliente recoge la mercancía.
- Pedido con entrega inmediata SO. Muy parecido a la venta al contado, el cliente realiza el pedido y se le genera la entrega inmediatamente. Sin embargo, la factura se generará posteriormente.
- Pedido estándar TA. El pedido de cliente más habitual. En él se toma la información del material que el cliente necesita. Posteriormente, se le generará la entrega y la factura.
4. Reclamaciones
Logística / Comercial / VA01 - Crear
Son documentos de venta que se generan en el servicio post-venta por reclamaciones sobre el material recibido. De diversa naturaleza, pueden ser reclamaciones por calidad, por entregas incompletas, por incumplimiento en el servicio... generan documentos H (devoluciones), K (abonos) ó L (cargos).
- Solicitud de abono G2WT. Cuando por error hemos facturado un importe superior superior en una factura, podemos rectificarlo, generando una solicitud de abono por el importe a abonar. Y posteriormente generar la factura de abono.
- Solicitud de nota de cargo DR. El caso contrario al anterior. Cuando generamos una nota de cargo estamos solicitando a nuestro cliente un importe pendiente adicional por una factura anterior.
- Devolución RE. Es una reclamación en la cual el cliente nos devuelve una parte o la totalidad de un material previamente facturado. Contrariamente a las dos anteriores reclamaciones, esta supone también la recepción del material. Por lo tanto, tiene que ir acompañado de una entrega, previa a la factura.
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